...még mindig a informális hálózatokról

Úgy egy éves már a cikk, de újra kezembe került, és persze eszembe jutott néhány gondolat . A cikk egy történettel kezdődik:

Ken Loughridge vállalatának frissen kinevezett IT szolgáltatási központ vezetője Új Zélandon. Természetesen senkit sem ismer, még a szervezet felépítése is kicsit idegen. Annak érdekében, hogy jobban megismerje mit és kiket kell vezetnie, elhatározta, hogy feltérképezi a munkatársakat. Ennek keretében felhasználta cégének a már meglévő felmérését, melynek keretében azt kérdezték meg a kollégáktól, hogy kikkel konzultálnak gyakran, kitől kérnek segítséget, illetve ki kér tőlük segítséget.

A válaszokat egy szoftver segítségével vizalizálták, és előállt egy olyan kapcsolati ábra, mely hasonlított a repülőtársaságok útvonalterveire: csomópontok és kapcsolatok. Ez a megoldás segített Loughridge-nek látni a szervezet informális kapcsolatait is.

A térkép alapján Laughridge azonosította a legfontosabb technikai szakértőket, akiket kulcsembereknek gondolt, és elhatározta, hogy személyesen is találkozik velük.

Fél évvel később egy kulcspozícióban lévő menedzser távozott a cégtől. Hogy mérsékelje az így kialakult helyzetet, Loughridge azonnal felvette a kapcsolatot a távozó kollégával szoros informális kapcsolatban állókkal, és igyekezett ezeket az embereket összekötni.

Az informális, vagy szociális hálók felhasználásáról már írtam korábban, de ebben az esetben ezt egy menedzsment eszköznek használták: nem nyilvános nyilvántartás, de segíti a vezetőket abban, hogy értsék a szervezet működését.

Egy formalizált szociális háló alkalmazás felhasználásával nem hiszem, hogy képesek lennénk a valóságban is létező informális kapcsolatokat lemásolni. Egy ilyen alkalmazás haszna ott jelenne meg, ha inkább a szakmai közösségek (communities of practice) számára nyújtanánk valamiféle együttműködési, tudásmegosztási terepet. Erre már egy levelezőlista, egy egyszerű fórum megoldás, vagy fórumok csoportja is alkalmas. De lehet használni vállalati belső blogokat, vagy wiki alapú kollaborációs oldalakat is. Persze ekkor már nem szociális háló alkalmazásnak hívnánk, de az interaktivitás, ill. a részvétel ösztönzése (de legalább lehetővé tétele) fontos abban, hogy összetartson egy ilyen közösséget).

Így most már több szeletét is el tudjuk különíteni az informális kapcsolatok kezelésének:

• Kapcsolati feltérképezések (menedzsment szempontból)
• Tudásfeltérképezés (tudástérkép, megint csak menedzsment szempontból érdekes)
  
• Szociális háló alkalmazás (csak hozzáadott értékkel, hogy működjön)
  
• Tudásmegosztási megoldások (kollaboratív eszközök, fórumok)
  

A vállalati szociális háló megoldásoknak, melyek célja az informális kapcsolatok formalizálása, továbbra is ellene vagyok - illetve csak inkább feleslegesnek tartom, kétségeim vannak, hogy el lehet-e vele érni azokat az eredményeket, melyeket várunk tőle. Ha kiegészítjük új szolgáltatásokkal (szakértő keresés, együttműködési fórum, tudásmegosztás, stb.), akkor hasznosítható, bár az informális kapcsolatok kiteljesedése továbbra is informálisan történik.

Hálózatok formalizálása

Kicsit folytatva az előző gondolatot, most a formális, illetve a formalizált hálózatokról szeretnék írni.

A hálózati kapcsolatok formalizálásával, illetve ezen kapcsolatok koordinálásával igyekeznek a vállalatok a tudás áramlását nem csak szabályozni, hanem hatékonyságát is növelni.

A formalizált hálózatoknak már megvan az az előnye, hogy láthatóak a vezetők számára, és így kezelhetőek is.

Tévedés lenne ugyanakkor azt gondolni, hogy a formalizált hálózatok kiváltják, illetve megszüntetik az informális hálózatokat. A szervezeti struktúrába és folyamatokba illeszkedő megoldások mellett mindig is lesz egyfajta informális struktúra, akik tetszik ez a vezetőknek, akár nem. Ugyanakkor bizonyos kapcsolatok formalizálása (gyakorlati közösségek, szakmai területek, együttműködési területek) a hálózatok feltárása nélkül is hasznos, sőt, szükséges is lehet.

A már idézett McKinsey tanulmány szerint a formalizált hálózati kapcsolatok esetében lehetőség van célzott továbbképzés nyújtására, illetve a hálózatokhoz formális vezetőt is lehet rendelni.

Az eddigiek alapján akkor most vegyünk egy mély levegőt, és gondolkozzunk el azon, hogy érdemes-e formalizálni ezeket a hálózatokat:

1. Szakmai közösségek összefogása hasznos egy szervezeten belül, mivel elősegítjük a szükséges tudás és tapasztalat megosztását a dolgozók között. Ugyanakkor ezt nem azért kell tennünk, hogy kiváltsuk az informális hálózatokat, ez amúgy is logikus érdekünk. A hálózati közösségek kommunikációját támogathatjuk blogokkal, wikikkel, csoportmunka szoftverekkel, levelezőlistával, fórummal, virtuális együttműködési környezettel, szociális háló szoftverekkel, szóval igen sok megoldással. Természetesen ezen megoldások sokszor a hálózati kapcsolatokat szolgálják ki, és az együttműködés maga is egy formalizált hálózat.
2. Tapasztalataim szerint kimondottan a hatékonyság ellen hat, ha egy formalizált hálózatot túlzottan szabályozni akarunk. A hálózati kapcsolatok egyik sajátos motiváló ereje, és tudásmegosztó ereje, hogy nincs erős kontroll, erős szabályozás (mondjuk vezető). A kontroll, vezetői figyelem, vagy irányítás visszafolytja a tudásmegosztási motivációt, és visszafogja a hozzájárulásokat is. Az amerikai hadseregben alkalmazott After Action Review egyik elve, miszerint bármi elmondható (és bármilyen formában) lehetővé teszi a szabad tudás és véleménymegosztást. Inkább a McKinsey tanulmánynak azzal a megközelítésével értenék egyet, miszerint egy ilyen vezető nem is vezető, hanem sokkal inkább egy koordinátor, vagy támogató.
   
3. A formalizált hálózatok mellett mindig jelen lesznek az informális hálózatok, legfeljebb szervezeti kontroll nélkül. Ekkor mégis jobb lenne, ha lenne valami kerete ennek a szervezeten belül (pl. fórumok, levelezőlisták, blogok), amit a dolgozók szabadon használhatnak, nem nyilvánosak a külvilág felé, ugyanakkor nincsenek struktúrába szorítva. A Buckman Labs egy egyszerű fórum megoldást alkalmaz. Ha valakinek van egy problémája, beírja a fórumba, és várja a válaszokat. A formalizálás nem ebben a kapcsolatban jelentkezik, hanem abban, hogy az így szerzett válaszokat igyekeznek külön strukturálni, és egy tudásbázist felépíteni belőlük.
4. A hálózatok formalizálása esetén csak a meglévő hálózati kapcsolatokat lehet így kiépíteni egy szociális háló alkalmazással. Új kapcsolatok kiépítésére, ismeretlenül is a szakmai együttműködésre alkalmasabbak lehetnek a fórumok, wikik, vagy a belső blogok.